Sono sempre di più le aziende che spostano le risorse verso eventi virtuali, abbiamo compilato questa guida rapida e pratica su come creare un evento virtuale di successo per la tua azienda.
1. Mantenere brevi le lunghezze delle sessioni
Un keynote di 60 minuti o una sessione di interviste a un evento faccia a faccia è piuttosto standard e di solito non sembra uno slogan.
Ma questo è in parte dovuto al fatto che i partecipanti hanno altri stimoli e la capacità di sperimentare le presentazioni in un ambiente tridimensionale.
È MOLTO più difficile mantenere l’attenzione del pubblico in un evento virtuale, rispetto a una conferenza di persona.
In effetti, siamo stati i pionieri del concetto di “webinine“, un webinar che dura solo nove minuti. La velocità di visualizzazione del pubblico è molto più alta per sessioni di quella durata (rispetto a 60 minuti), così come la velocità di riproduzione.
2. Affila i tuoi titoli e descrizioni
Quando vengono presentate più opzioni simultanee per le sessioni tra cui scegliere in un evento fisico, i partecipanti spesso fanno affidamento sul passaparola, chiedendo agli altri partecipanti a quale breakout stanno partecipando e perché.
La maggior parte delle conferenze virtuali manca di questa dinamica.
Inoltre, molti eventi online si basano su e-mail, post sui social media e altre tattiche per informare i partecipanti di quali informazioni verranno presentate (nella maggior parte dei casi non esiste una guida alla conferenza scritta o un’app mobile dedicata).
Pertanto, i partecipanti al tuo evento virtuale hanno meno informazioni quando decidono su quali sessioni sintonizzarsi e su quali saltare.
Di conseguenza, è ancora più importante che i titoli e le descrizioni delle sessioni per la programmazione della conferenza virtuale siano descrittivi e convincenti.
3. Usa un moderatore o un presentatore
Anche se hai un presentatore, hai comunque bisogno di un MC per mantenere alto il flusso e l’energia.
In un evento faccia a faccia, il moderatore o il presentatore aiuta a contestualizzare le informazioni presentate durante la conferenza, contribuendo anche a mantenere alta l’energia e a fornire importanti note di pulizia.
Molte organizzazioni che passano a eventi virtuali ritengono che poiché la programmazione viene ora fornita su Internet, questo ruolo di presentatore non è più necessario.
Il modo migliore per implementare è fare in modo che il moderatore dell’evento apra la conferenza online, proprio come un evento normale, quindi moderare le domande per i relatori e tornare online tra le sessioni per chattare con i partecipanti.
4. Utilizzare spesso la chat dei partecipanti
La componente di networking degli eventi faccia a faccia è quasi sempre citata come la parte migliore della conferenza.
Sebbene sia ovviamente più difficile fornire un ricco networking online, puoi aiutare i partecipanti a interagire tra loro e con i relatori facendo un uso liberale della chat / funzione di domande e risposte nella piattaforma di eventi virtuali scelta.
Il presentatore / moderatore dovrebbe porre domande ai partecipanti all’inizio della giornata per abituare i partecipanti alla funzionalità e anche tra le sessioni per facilitare il networking.
Ogni presentatore del tuo evento virtuale dovrebbe rispondere alle domande del pubblico utilizzando lo strumento Chat / D&R.
Inoltre, uno dei vantaggi intrinseci delle conferenze online è la capacità di utilizzare la funzione di sondaggio del software per porre domande al pubblico e ottenere risultati matematici immediati.
Dovresti addestrare i tuoi relatori a utilizzare questa funzione di sondaggio per rendere le sessioni più interessanti e interattive.
5. Richiedi presentazioni del relatore
A proposito di relatori di formazione, dovresti davvero rendere obbligatorio che ciascuno di loro partecipi a una prova del loro materiale una settimana circa prima del tuo evento virtuale.
Naturalmente, è probabile che i tuoi relatori abbiano partecipato a una sorta di evento online e potrebbero persino aver consegnato un programma a un certo punto.
Ma OGNI piattaforma software per eventi online è diversa e i relatori devono comprendere queste sfumature.
Ad esempio, alcuni pacchetti software per conferenze in linea “nascondono” le note del presentatore quando sono in modalità presentazione. Un oratore abituato a usare gli appunti del presentatore rimarrà molto sorpreso quando spariranno all’improvviso una volta iniziata la sessione. (SUGGERIMENTO: per gli eventi online, chiedi a tutti i relatori di stampare diapositive e note)
Inoltre, una volta che i relatori sono chiari sui diversi elementi interattivi del software e sulla “sensazione” intrinsecamente alterata di una presentazione virtuale dal punto di vista del pubblico, dovrebbero apportare modifiche al loro contenuto di conseguenza.
Mettiamolo chiaramente: per il massimo successo non puoi semplicemente prendere le diapositive della presentazione offline e consegnarle online.
6. Usa la webcam
Per rendere la conferenza virtuale più simile all’esperienza faccia a faccia, è necessario richiedere ai relatori di utilizzare la webcam durante la presentazione.
Ciò consente al pubblico di vedere l’oratore durante la presentazione, il che aggiunge un altro livello di informazioni come segnali non verbali, ecc.
