Le moderne teorie sulla gestione dei progetti sono onnipresenti come le industrie che le usano.

Ogni metodo richiede nuovi processi, strumenti e diagrammi che potrebbero non funzionare correttamente. Soprattutto se gestisci un team di piccole o medie dimensioni, processi intensivi e diagrammi elaborati potrebbero richiedere molto tempo e molte delle tue risorse senza restituire valore compensativo.

Fortunatamente, potresti essere in grado di risolvere questo problema con una soluzione semplice come le mappe mentali di gestione del progetto.

Cosa sono le mappe mentali?

Diventata popolare negli anni ’70 dall’autore e consulente educativo Tony Buzan, le mappe mentali organizzano argomenti correlati intorno a un’idea centrale o centrale. L’idea di base è scritta e quindi gli argomenti secondari si irradiano verso l’esterno dall’idea di base.

Ogni argomento secondario può essere ulteriormente suddiviso e, se lo si desidera, creare una mappa mentale con centinaia o addirittura migliaia di nodi terminali.

Buzan afferma che questo è il modo in cui i nostri cervelli operano naturalmente, e lo chiama “pensiero radioso”. Tutti i nostri pensieri fondamentali sono collegati a dozzine di idee associate che si irradiano verso l’esterno senza fine. Poiché la mappatura mentale imita questo processo di pensiero, è intuitiva e può aiutare a organizzare le idee in modo efficiente.

Perché usare le mappe mentali?

Gli studi hanno dimostrato che le mappe mentali producono numerosi effetti positivi tra gli utenti. Ad esempio, mappe mentali:

• Migliora il pensiero critico e la creatività.
• Promuovere la generazione di idee in gruppi.
• Aiuta a risolvere i problemi.
• Migliorare l’apprendimento e la comprensione dei concetti.

Questi effetti sono particolarmente utili per i project manager. Le mappe mentali della gestione del progetto possono aiutare i team bloccati a pensare in modo critico e a risolvere i problemi. Possono essere un aspetto prezioso del brainstorming di una nuova idea da un milione di dollari.

Quando si avvia una nuova impresa, le mappe mentali del project management possono fornire il contesto necessario in modo comprensibile a tutti gli stakeholder. Creatività, risoluzione dei problemi, generazione di idee e comprensione del gruppo sono tutti vantaggi che facilitano universalmente il lavoro dei project manager.

Come utilizzare la mappatura mentale per la gestione dei progetti

I manager possono sfruttare i vantaggi delle mappe mentali di gestione del progetto per tutto il ciclo di vita di un progetto. Ecco solo alcune idee.

1. Raccogliere i requisiti del progetto

Utilizzare una mappa mentale per suddividere i progetti in componenti di progetto più piccoli. Per ogni componente, lavora con le parti interessate tecniche e decisionali per aggiungere requisiti alla tua mappa mentale.

2. Prendere appunti

Durante le riunioni di lavoro, prendi appunti usando le mappe mentali. Annota l’idea principale della riunione, quindi aggiungi i rami con idee, domande e punti principali mentre la riunione procede. Prendere appunti con le mappe mentali piuttosto che con un elenco di proiettili richiede che l’ascoltatore si impegni con il materiale, aumentando la comprensione e il richiamo.

3. Presentazione

Trasforma le tue mappe mentali di project management in presentazioni. A differenza di una presentazione che organizza le idee in modo lineare, il flusso organico dei pensieri in una mappa mentale consente di adattare la presentazione in base alla risposta del pubblico. Concentrati sulle aree di interesse e salta i punti che non coinvolgono gli ascoltatori.

4. Conservare le informazioni

Le mappe mentali organizzano i contenuti in modo topico. Pertanto, se costruiti con uno strumento di mappa mentale basato sul web, funzionano idealmente come un archivio centrale di informazioni. Memorizza collegamenti, file, grafica e informazioni di contatto del collega, tutti ordinati per argomento.

5. Lavagna / brainstorming

Ideate con il vostro team usando le mappe mentali. Sia che tu stia cercando di risolvere un problema o di elaborare un nuovo progetto, sedersi insieme e gettare idee su una lavagna è uno dei modi migliori per affrontare i blocchi della produttività.

6. Elenchi di cose da fare

La mappatura mentale di un elenco di cose da fare è un’abilità che può aumentare la produttività personale e di squadra. Pensa a tutti i pezzi di un progetto e quindi a tutti i passi che devono essere fatti per realizzare ogni pezzo. Dopo aver mappato la mente di tutte le cose da fare, puoi classificarle in base alla gerarchia di importanza in un elenco.

Iniziare con una mappa mentale prima di creare un elenco prioritario garantisce che non vengano dimenticati compiti importanti. Allo stesso modo, è più semplice stabilire una priorità obiettiva quando tutte le attività sono davanti a te piuttosto che cercare di stabilire una priorità dall’inizio.