Costruire solidi piani di comunicazione non è sempre la priorità per le organizzazioni senza scopo di lucro, in particolare quelle con personale più piccolo dove le persone indossano molti cappelli.

Tuttavia, in tempi di crisi può diventare evidente quanto sia importante poter comunicare con le parti interessate.

Non hai bisogno di un membro dello staff delle comunicazioni a tempo pieno per fornire al tuo pubblico le informazioni di cui hanno bisogno, ma dovresti dedicare un po ‘di tempo alla costruzione di un piano ponderato che consentirà al tuo team di fare scelte di comunicazione intelligenti e strategiche.

Ecco alcuni utili suggerimenti di TSNE per la costruzione di un piano di comunicazione adeguato nel mezzo di una crisi e la costruzione di messaggi efficaci specifici per il pubblico.

CREARE UN PIANO DI COMUNICAZIONE

Costruire un piano di comunicazione ti consente di pensare a come e quando vuoi comunicare con il tuo pubblico chiave. Segui i seguenti passi per costruire il tuo piano.

Identifica il tuo pubblico chiave:

Pensa a tutte le persone con cui dovrai condividere le informazioni durante la crisi e annotarle. Ad esempio, il pubblico post-scolastico dei bambini potrebbe includere: personale interno, finanziatori, donatori individuali, compratori di biglietti / partecipanti ad eventi, ecc.

Stabilisci con quale frequenza ritieni che questo pubblico debba avere tue notizie:

Il personale interno deve essere sempre aggiornato. Si raccomanda che la leadership comunichi con loro almeno due volte a settimana. Comunicando con il personale in anticipo, spesso e regolarmente, manterrai la loro fiducia, ispirerai fiducia ed eliminerai le opportunità di voci o pettegolezzi.

Valuta la frequenza con cui devi essere in contatto con gli stakeholder esterni:

vorrai che siano informati e aggiornati, ma non vorrai sovrastatarli se non hai molte nuove informazioni da condividere.
Identifica il membro del personale che dovrebbe essere responsabile per raggiungere il tuo pubblico chiave.
La persona nel tuo ufficio che intrattiene le relazioni più strette e significative con il tuo pubblico dovrebbe essere la persona che ti contatta.

Ad esempio, il tuo direttore dello sviluppo è probabilmente il miglior punto di contatto per i singoli donatori, dove il tuo direttore esecutivo è il miglior punto di contatto per i finanziatori.

Pensa in modo proattivo a ciò che vuoi condividere con il tuo pubblico:

Se decidi di inviare e-mail ai tuoi singoli donatori ogni lunedì, non aspettare fino a lunedì mattina per decidere cosa vuoi condividere con loro. Mantieni un elenco continuo di elementi che desideri condividere e dai la priorità ai messaggi più urgenti. Non vuoi comunicare troppi messaggi in un’unica email, quindi pianificali assicurandoti che ogni email abbia un focus chiaro.

SUGGERIMENTI PER LE COMUNICAZIONI

Comunicare con empatia ed essere riflessivo nella tua scrittura:

Guida con empatia! Tutti sono sulla stessa barca in questo momento – in effetti, se sei ancora sul libro paga, potresti andare meglio di quanto lo siano le persone che leggono le tue e-mail a casa. Comunica con il tuo pubblico in un modo che rifletta la nostra lotta condivisa di fronte all’attuale crisi COVID-19.

Sii chiaro e conciso:

Allo stesso modo in cui siamo tutti insieme in questa crisi, molti di noi sono anche impegnati a navigare tutti i cambiamenti costanti che la crisi comporta. Tienilo a mente durante la stesura delle tue comunicazioni. Sii chiaro, conciso e puntuale. Il tuo messaggio dovrebbe avere un focus chiaro.

Se hai una domanda, falla:

Con così tante aziende in difficoltà in questo momento, può sembrare imbarazzante fare una domanda, in particolare di natura finanziaria. Tieni presente che i tuoi donatori e finanziatori fanno parte della tua organizzazione perché si preoccupano profondamente di ciò che fai. Vogliono sapere come possono aiutare, quindi chiedi di cosa hai bisogno. Fare una donazione, finanziaria o di altro tipo, li farà sentire bene e come se potessero fare la differenza quando così tanto si sentono fuori dal loro controllo.

Coinvolgi il tuo team di comunicazione se ne hai uno:

Se hai una persona del personale responsabile delle comunicazioni, coinvolgi attivamente il processo di scrittura. Dovrebbero rivedere tutte le comunicazioni per verificare la chiarezza, il tono, il messaggio e la lettura di prove generali. Se non hai un addetto alle comunicazioni nello staff, chiedi a un altro membro dello staff di leggere i tuoi messaggi: un nuovo sguardo può vedere cose che potresti non fare.