Gestire gli account dei social media per un marchio non è facile e una delle maggiori sfide è l’organizzazione dei contenuti dei social media.

Tra la gestione degli obiettivi di promozione sociale dei diversi dipartimenti, l’aggiornamento sulle menzioni e le tendenze sui social e la pubblicazione regolare di contenuti pertinenti e accattivanti.

Suggerimenti per l’organizzazione dei social media

• Mantieni un calendario dei contenuti aggiornato.
• Pianifica i post sui social in anticipo e in blocco.
• Usa un’app per l’elenco delle cose da fare.
• Sapere dove trovare argomenti di tendenza.
• Mantieni una mentalità “Posta in arrivo zero”.
• Avere una cartella dedicata “Contenuto social” nella tua e-mail.
• Crea un modulo per le richieste di promozione sociale.
• Usa Canva per creare batch di immagini simili.
• Organizza ogni giorno finestre e schede in un ordine specifico.
• Imposta un limite di tempo per ogni attività.

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1. Mantieni un calendario dei contenuti aggiornato.

La pianificazione dei post sui social media richiede tempo, quindi tenere traccia di tutto con un calendario dei contenuti può aiutare a ridurre i tempi.

“Conservo un calendario dei contenuti aggiornato che include tutti i nostri social network e i tipi di contenuti che pubblicheremo su ciascuno di essi”, afferma Georgie Morley, community manager di Bai.

Quindi crea un elenco di cose da fare sia giornaliero che settimanale in base al calendario.

“Mi assicuro che ci sia flessibilità perché succede sempre qualcosa: devi essere preparato a combattere alcuni incendi”.

2. Pianifica i post social in anticipo e in blocco.

La pianificazione dei post consente di risparmiare molto tempo e ti consente di concentrarti su altre parti del tuo lavoro invece di essere costantemente distratto dalla necessità di pubblicare in determinati momenti della giornata.

L’ex responsabile dei social media di HubSpot, Robyn Showers, twittava dall’account @HubSpot 24 o più volte al giorno, escluse le risposte agli altri utenti di Twitter.

Per risparmiare tempo, ha utilizzato la Posta in arrivo social per programmare i tweet in blocco caricandoli da un foglio di calcolo. Clienti HubSpot: scopri come utilizzare lo strumento di pianificazione in blocco qui.

“Tendo anche a programmare i post di Facebook, LinkedIn e Google+ con diversi giorni di anticipo”, ha affermato Showers.

3. Usa un’app per l’elenco delle cose da fare.

I gestori dei social media sarebbero persi senza le loro liste di cose da fare. Spesso, la domanda è: qual è la migliore app per la lista delle cose da fare in circolazione?

C’è molto tra cui scegliere: Todoist, TickTick, Any.do per citarne alcuni. Per restringere le opzioni, ecco alcune caratteristiche chiave da cercare:

• Opzione di sincronizzazione tra dispositivi
• Scadenze e promemoria ricorrenti
• Livelli di priorità
• Categorie
• Condivisione e delega dei compiti
• Feed del calendario

4. Sapere dove trovare argomenti di tendenza.

Cosa è di tendenza in questo momento? Cosa ronza nella timeline di Twitter? Di quali notizie parlano le persone?

Queste sono tutte domande a cui i social media manager devono pensare, non solo quando arrivano al lavoro la mattina, ma per tutto il giorno. Rimanendo al passo con le tendenze in aumento, i gestori dei social media possono adeguatamente fare newsjack, il che può portare incredibili picchi di traffico al tuo sito web.

5. Mantieni una mentalità “Posta in arrivo zero”.

Per la maggior parte delle persone, l’elevata produttività deriva dalla chiusura della posta elettronica per diverse ore alla volta. `Questo non potrebbe essere meno vero per i gestori di social media che devono stare attenti alle richieste in arrivo.

Ai tempi in cui Laurie Meacham guidava il team dei social media di JetBlue, dovevano rimanere al passo con le menzioni di Twitter oltre alle richieste di post sui social dai loro team di marketing, pubbliche relazioni, operazioni e impegno con i clienti. Come lo fanno?

“Mantengo la mentalità ‘Inbox Zero’, quindi so cosa c’è di nuovo e cosa ha bisogno della mia azione”, ha detto. “In questo modo, non si perde in montagne di e-mail o incarichi non importanti”.

Può essere facile perdere le email importanti “under the fold”, quindi contrassegna (o contrassegna) quelle a cui vuoi fare riferimento e imposta notifiche di avviso per i tuoi mittenti più importanti.

6. Avere una cartella dedicata “Social Content” nella tua e-mail.

In qualità di social media manager, uno dei tuoi tanti lavori è raccogliere tutti i contenuti creati dalla tua azienda, setacciarli e creare post social di dimensioni ridotte che il tuo pubblico può digerire rapidamente.

Ma con così tanti contenuti in arrivo e richieste di promozione, come ci si assicura di non trascurare o dimenticare le cose importanti?

Quando si tratta di setacciare e aggiungere un segnalibro ai contenuti, l’ex Social Media Manager di HubSpot Brittany Leaning consiglia di creare una cartella dedicata ai contenuti social.

Per Leaning, molte di queste e-mail includevano webinar imminenti, lanci di prodotti o materiale di marketing di altre società che pensava che il pubblico di HubSpot avrebbe apprezzato.

“La mia routine consisteva nell’esaminare ogni singolo post del blog HubSpot pubblicato nell’ultima settimana e programmare i post sempreverdi per la settimana successiva”, ha detto. “Farei la stessa cosa con tutti i nostri sforzi sempreverdi relativamente nuovi. Ciò manterrebbe in funzione la macchina dell’editoria sociale mentre cercavo opportunità per il newsjacking o altri contenuti sensibili al fattore tempo”.

Dopo aver creato la cartella, esegui una routine in cui la passi al setaccio quando hai bisogno di ispirazione per nuovi contenuti e rimuovi i contenuti obsoleti dopo che è trascorso un certo tempo.

7. Crea un modulo per le richieste di promozione sociale.

Per ridurre al minimo il numero di richieste di promozione sui social media che ricevi tramite e-mail e messaggistica istantanea, inserisci queste richieste tramite un modulo.

In questo modo, liberi la tua posta elettronica e la messaggistica istantanea e ora hai un posto dedicato per esaminare le richieste.

Se sei preoccupato per le richieste urgenti, puoi aggiungere una nota che specifica il modo migliore per contattare te o il tuo team per richieste urgenti.

8. Usa Canva per creare batch di immagini simili.

Canva è una piattaforma di progettazione grafica meravigliosamente semplice (e gratuita) che i gestori dei social media possono utilizzare per creare modelli di social media.

Mantenere un’estetica coerente è molto importante sui social media. Con Canva puoi creare modelli, farli approvare dal tuo team di branding, se necessario, e utilizzarli ogni volta che pubblichi sui social media.

Puoi creare più cartelle in base alla categoria del post, alla piattaforma o al formato visivo: dipende da te come organizzarlo.

Showers utilizzerà Canva per creare immagini in blocco per le campagne di HubSpot sui social.

“Ogni volta che eseguiamo una campagna per promuovere un ebook, un webinar o un altro contenuto di valore, voglio avere almeno cinque creatività da testare su Twitter”, ha affermato.

Per creare tali creatività, deve progettare solo un’immagine su Canva, quindi utilizza lo strumento “copia” (mostrato di seguito) per duplicare l’immagine e creare più versioni mantenendo gli elementi di progettazione principali.

9. Organizza ogni giorno finestre e schede in un ordine specifico.

Quando ti destreggi tra e-mail, calendario, stream social, richieste di post, collegamenti e così via, puoi facilmente perdere traccia di quale scheda è dove. Un membro del team social di JetBlue suggerisce di tenere aperte finestre e schede in un ordine specifico a cui ti abituerai e memorizzerai rapidamente.

Il team di JetBlue suggerisce anche di prendere l’abitudine di chiudere le schede non appena hai finito con loro.

“Ci vengono inviati così tanti link che, se non sto attento, avrò 30 articoli aperti oltre a selfie Fly-Fi e foto di valigie con ruote e cerniere mancanti”.

Se qualcuno twitta un link al tuo marchio, una volta che hai indirizzato quel tweet, chiudi il link. Questo aiuta anche a garantire che le barre di commutazione non diventino mai così affollate da non poter vedere facilmente gli aggiornamenti mentre accadono.

10. Impostare un limite di tempo per ogni attività.

I gestori dei social media tendono ad avere programmi stipati che non consentono loro di svolgere un’attività per troppo tempo.

“È facile perdersi nei flussi infiniti di cose da fare, ricerche e riunioni”, afferma Yip, “quindi è importante pianificare limiti di tempo per ogni attività in modo da poter rimanere concentrato e non dedicare troppo tempo a una”.

E infine, dice il team sociale di JetBlue, “Non dimenticare di battere le palpebre!”